La présente politique décrit la manière dont Lumisoft, éditeur du service Lumifact, collecte et traite les données à caractère personnel dans le cadre de l'application accessible à app.lumifact.fr(le « Service »), conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés. Pour la vitrine lumifact.fr, voir la page Confidentialité.
1. Responsable et contact
- Responsable de traitement : Lumisoft — SIREN 108 710 195
- Siège : 4 rue Jacqueline Domergue, 69500 Bron, France
- Contact données personnelles : contact@lumisoft.fr
- Délégué à la protection des données (DPO) : aucun DPO n'est désigné ; vos demandes sont traitées directement par l'éditeur.
2. Notre rôle : responsable de traitement et sous-traitant
2.1. Données pour lesquelles Lumisoft est responsable de traitement. Il s'agit des données relatives à votre compte et à votre entreprise : identifiants de connexion, adresse e-mail, coordonnées et informations d'entreprise (raison sociale, SIREN, adresse, téléphone), paramètres et journaux. La présente politique s'applique intégralement à ces données.
2.2. Données pour lesquelles Lumisoft est sous-traitant. Lorsque vous saisissez dans le Service des informations concernant vos propres clients (annuaire, destinataires de factures, y compris des personnes physiques), c'est vous qui êtes responsable de traitement, et Lumisoft agit comme sous-traitant pour votre compte (article 28 du RGPD). Dans ce cas, nous traitons ces données uniquement selon vos instructions ; il vous appartient d'informer vos clients et de disposer d'une base légale. Les conditions sont précisées dans l'Accord de traitement des données (DPA).
3. Données collectées, finalités et bases légales
- Compte & authentification (e-mail, identifiant technique, session, second facteur TOTP si activé) : créer votre compte, vous authentifier, sécuriser l'accès. Base légale : exécution du contrat ; sécurité.
- Profil d'entreprise (raison sociale, SIREN, adresse, téléphone, régime et paramètres de TVA) : fournir le Service, produire des factures conformes. Base légale : exécution du contrat ; obligation légale.
- Données de facturation émises (factures, devis, avoirs : numéros, dates, montants, coordonnées des clients saisies) : établir, sceller, transmettre et archiver vos documents. Base légale : exécution du contrat, puis obligation légale de conservation.
- Annuaire de vos clients (entreprises et particuliers : nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse) : réutiliser les coordonnées lors de la facturation. Traitement réalisé pour votre compte (voir §2.2).
- Factures reçues (documents et métadonnées des factures de vos fournisseurs) : consulter, télécharger, accuser réception. Base légale : exécution du contrat ; obligation légale.
- Préférences de notification et notifications e-mail : respecter vos choix, vous informer d'événements liés à votre activité. Base légale : exécution du contrat / intérêt légitime.
- Piste d'audit fiable (PAF) (événements horodatés liés aux documents) : garantir l'intégrité et la traçabilité exigées par la réglementation. Base légale : obligation légale.
- Journaux techniques (identifiants techniques, erreurs), sans données clients complètes : fonctionnement, sécurité, diagnostic. Base légale : intérêt légitime.
Le SIREN d'un entrepreneur individuel constitue une donnée à caractère personnel et est traité avec les mêmes garanties.
4. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont ni vendues ni louées. Elles sont accessibles à Lumisoft et aux sous-traitants techniques nécessaires :
- Amazon Web Services EMEA SARL : hébergement, authentification, e-mail, base de données, stockage documentaire, journalisation, chiffrement — Union européenne (région Paris,
eu-west-3). - SUPER G (SAS, SIREN 853 322 915, Paris, France), éditeur de la Plateforme Agréée « SuperPDP » : transmission de vos factures électroniques à leurs destinataires et suivi de leur cycle de vie, comme l'exige la réforme de la facturation électronique.
- Annuaire public de la facturation électronique / INSEE : vérification de la joignabilité d'une entreprise et récupération d'informations publiques à partir d'un SIREN (sources publiques).
La transmission d'une facture via la Plateforme Agréée peut impliquer son acheminement vers le destinataire que vous désignez, y compris à l'étranger lorsque vous facturez un client hors de France. Cet acheminement relève de l'exécution de votre demande.
5. Transferts hors Union européenne
Vos données sont hébergées exclusivement dans l'Union européenne (AWS, région Paris eu-west-3). Lumisoft ne procède à aucun transfert de vos données personnelles en dehors de l'Union européenne pour les besoins de l'hébergement et de l'exploitation du Service. Seul l'acheminement d'une facture vers un destinataire que vous désignez peut, à votre initiative, sortir de l'Union européenne.
6. Durées de conservation
- Compte et profil d'entreprise : durée de la relation contractuelle, puis suppression ou anonymisation sous trente (30) jours après clôture.
- Factures, avoirs et pièces comptables : 10 ans (article L.123-22 du Code de commerce et obligations fiscales). Ces documents ne peuvent être supprimés avant ce terme, y compris en cas de clôture de compte.
- Factures reçues : 10 ans, au même titre que les pièces comptables (elles justifient vos charges et votre TVA déductible).
- Piste d'audit fiable (PAF) : conservée de manière inaltérable pour la durée légale attachée aux documents concernés.
- Annuaire de vos clients : durée de la relation, sous votre responsabilité (§2.2), sauf documents rattachés soumis à conservation légale.
- Préférences de notification : durée de vie du compte. Journaux techniques : durée limitée nécessaire à l'exploitation et à la sécurité.
7. Sécurité
Lumisoft met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement en transit (TLS/HTTPS) et au repos (clés gérées AWS KMS) ; cloisonnement strict des données entre clients ; authentification forte disponible par second facteur (TOTP) ; conservation inaltérable des archives légales et de la piste d'audit ; gestion des accès selon le principe du moindre privilège.
8. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez, sur les données dont Lumisoft est responsable (§2.1), des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, de portabilité, et de retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
8.1. Limite tenant aux obligations légales de conservation. Le droit à l'effacement ne s'applique pas aux factures, avoirs, pièces comptables et à la piste d'audit, que la loi nous impose de conserver (§6). Conformément à l'article 17.3.b du RGPD, ces données sont conservées pour la durée légale même après la clôture de votre compte, puis supprimées. Les autres données de votre compte sont supprimées ou anonymisées à la clôture.
8.2. Données relatives à vos clients. Pour ces données, Lumisoft agit comme sous-traitant (§2.2) : les demandes émanant de vos clients doivent vous être adressées, en tant que responsable de traitement. Nous vous prêtons assistance dans ce cadre.
8.3. Exercice de vos droits. Écrivez à contact@lumisoft.fr. Un justificatif d'identité pourra être demandé en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception, éventuellement prolongé de deux mois pour les demandes complexes (article 12 du RGPD). Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
9. Cookies et traceurs
L'application app.lumifact.fr n'utilise aucun cookie de suivi, de publicité ni de mesure d'audience. Seuls des mécanismes strictement nécessaires au fonctionnement du Service (gestion de votre session d'authentification) sont utilisés ; ils sont exemptés de consentement.
10. Modifications
La présente politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution du Service ou de la réglementation. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen approprié. La date de mise à jour figure en tête de page.
11. Contact
Lumisoft — contact@lumisoft.fr — 4 rue Jacqueline Domergue, 69500 Bron, France.